Comment donner accès à son enquête à un utilisateur à l’ULB ?

Objectif

• Partager une enquête LimeSurvey avec des utilisateurs externes à l’ULB.
• Identifier le profil de la personne et la procédure adéquate.
• Accomplir les formalités nécessaires pour donner accès à votre questionnaire.

1. Utilisateur interne à l’ULB avec compte LimeSurvey

Si la personne possède déjà un ULBID et un compte LimeSurvey, la procédure est la plus simple :

1. Demandez la création d’un groupe d’utilisateurs : envoyez une demande à limesurvey@ulb.be ou utilisez le formulaire de contact disponible sur le site.
2. Une fois le groupe créé par les administrateurs de LimeSurvey, demandez d’y inclure la personne concernée.
3. La personne aura alors accès à votre enquête selon les droits que vous lui attribuez.

Remarque : Dans ce cas, aucune autre formalité n’est nécessaire puisque la personne dispose déjà d’un accès complet.

2. Utilisateur interne à l’ULB sans compte LimeSurvey

Si la personne possède un ULBID mais n’a pas encore de compte LimeSurvey, suivez cette procédure :

1. Étape 1 : La personne doit demander la création de son compte LimeSurvey ULB. Cela se fait via le formulaire approprié disponible sur la page d’accueil : https://limesurvey.helper.ulb.be/index.php.
2. Étape 2 : Après la validation de la demande, le compte sera créé par les administrateurs.
3. Étape 3 : Vous pourrez ensuite demander la création d’un groupe d’utilisateurs et y inclure cette personne pour lui donner accès à votre enquête.

Remarque : Ce cas est fréquent pour des membres ULB qui n’ont jamais utilisé LimeSurvey auparavant.

3. Utilisateur externe sans ULBID

Si la personne ne possède pas d’ULBID et n’a pas de compte LimeSurvey ULB, la procédure comporte plusieurs étapes :

1. Étape 1 : La personne doit d’abord obtenir un ULBID externe. Une procédure spécifique existe pour cela et se fait via le support informatique de l’ULB (support@ulb.be).
2. Étape 2 : Une fois l’ULBID attribué, il faudra demander une habilitation à LimeSurvey pour cet utilisateur.
3. Étape 3 : Après validation, un compte sera créé et l’utilisateur pourra être ajouté à un groupe d’utilisateurs dans LimeSurvey.

Remarque : Toutes les étapes détaillées pour la création d’un ULBID externe et l’habilitation sont expliquées sur le site de support officiel ULB : https://support.ulb.be

4. Procédure de création de groupe d’utilisateurs

Une fois que tous les utilisateurs possèdent un compte LimeSurvey, vous devez créer un groupe pour les gérer ensemble :

1. Complétez le formulaire partage d'enquête
2. Les administrateurs créeront le groupe et vous en notifieront.
3. Vous pourrez ensuite attribuer les permissions d’accès aux utilisateurs de ce groupe sur votre enquête.

5. Attribuer les permissions au groupe

Une fois le groupe créé, vous pouvez attribuer les permissions :

1. Ouvrez votre enquête.
2. Allez dans « Configuration > Permissions de l’enquête ».
3. Sélectionnez le groupe d’utilisateurs créé.
4. Définissez les droits selon les rôles : lecture seule, modification, gestion des participants, etc.
5. Enregistrez.

6. Checklist de partage

• Vérifier le profil de la personne : ULBID + compte LimeSurvey, ou ULBID sans compte, ou externe total.
• Suivre la procédure adéquate : création de compte si nécessaire.
• Demander un groupe d’utilisateurs si plusieurs personnes doivent accéder.
• Attribuer les permissions adéquates au groupe ou à l’utilisateur.
• Communiquer les détails d’accès à la personne.

7. Résumé des trois scénarios

Membre ULB avec compte LimeSurvey → créer un groupe et ajouter la personne.

Membre ULB sans compte LimeSurvey → demander un compte via le formulaire, puis ajouter au groupe.

Externe sans ULBID → demander un ULBID + habilitation LimeSurvey via le support, puis ajouter au groupe.

Besoin d’aide ?

Pour toute difficulté, contactez l’équipe LimeSurvey via : Cellule.Web@ulb.be ou le support informatique ULB via support@ulb.be