Introduction aux Jetons (Tokens ou encore codes d'activation) : Gérer l'Accès et le Suivi.

Objectif

• Comprendre ce que sont les jetons ou codes d’activation dans LimeSurvey.
• Identifier pourquoi et quand utiliser les jetons pour vos enquêtes.
• Activer et créer une table de participants de base pour gérer l’accès.

Pourquoi utiliser les jetons ?

• Pour restreindre l’accès au questionnaire aux seules personnes que vous avez invitées.
• Pour éviter les réponses multiples : chaque jeton ne peut être utilisé qu’une seule fois.
• Pour suivre les réponses et identifier qui a répondu et qui n’a pas encore répondu.
• Pour personnaliser les invitations et rappels avec les données associées à chaque participant.
• Pour pré-remplir les données et orienter la logique de l’enquête.

1. Qu’est-ce qu’un jeton ?

Un jeton dans LimeSurvey est essentiellement une clé d’accès unique attribuée à chaque personne que vous souhaitez inviter à participer à votre questionnaire. Au lieu d’envoyer un lien public que n’importe qui peut utiliser, vous fournissez à chaque participant un code qui lui est propre. Ce jeton est généralement inclus dans un lien URL personnalisé.

2. Lien public versus jetons : quelle différence ?

Deux approches d’accès s’offrent à vous selon vos besoins :

1. Avec un lien public : tout le monde ayant le lien peut répondre, un participant peut potentiellement répondre plusieurs fois, et l’anonymat des réponses est plus facile à garantir techniquement.
2. Avec des jetons : seuls les détenteurs d’un jeton valide peuvent accéder, vous avez un contrôle précis sur qui participe, et vous facilitez le suivi et les relances.

3. Jetons et anonymat : un point crucial

La relation entre les jetons et l’anonymat des réponses est fondamentale et dépend d’une configuration spécifique :

Si « Réponses anonymisées ? » est réglé sur « NON » : LimeSurvey conserve un lien entre le jeton utilisé et les réponses soumises. Vous pouvez identifier quel participant a donné quelle réponse.

Si « Réponses anonymisées ? » est réglé sur « OUI » : LimeSurvey rompt le lien entre le jeton et les réponses. Vous pouvez toujours utiliser les jetons pour gérer l’accès et envoyer des rappels, mais une fois la réponse soumise, l’identité du participant reste anonyme.

Remarque : La décision d’anonymat doit être prise avant d’activer votre enquête et de collecter des réponses.

4. Accéder aux paramètres du questionnaire

Sélectionnez votre questionnaire dans LimeSurvey et allez dans ses « Paramètres ».

5. Activer la table des participants

Cherchez une option telle que « Participants au questionnaire » ou « Jetons ». Cliquez sur « Initialiser la table des participants ».

Avertissement : Une fois la table des participants activée, l’accès au questionnaire se fera uniquement par jeton. Il est préférable de l’activer avant de diffuser l’enquête.

6. Ajouter des participants

Une fois la table initialisée, un menu « Participants » (ou « Jetons ») apparaîtra dans les options de votre questionnaire.

1. Cliquez sur « Afficher les participants » : liste tous les participants et leurs jetons. Au départ, il sera vide.
2. Cliquez sur « + Ajouter un participant » : vous pouvez ajouter un participant manuellement en renseignant le prénom, l’email et le jeton.

7. Configurer les informations d’un participant

Lors de l’ajout d’un participant, vous devez renseigner les champs suivants :

1. Prénom / Nom : optionnel, mais utile pour personnaliser les emails.
2. Email : indispensable si vous voulez envoyer des invitations par email via LimeSurvey.
3. Jeton (Token) : vous pouvez laisser ce champ vide, LimeSurvey en générera un automatiquement.

8. Autres options de gestion des participants

• Importer des participants : depuis un fichier CSV, très utile pour de longues listes.
• Envoyer des invitations ou envoyer des rappels : contact personnalisé des participants.
• Générer des jetons : si vous avez importé une liste sans jetons pré-remplis.

9. Bonnes pratiques

• Activez la table des participants avant de diffuser l’enquête pour éviter des complications.
• Décidez de l’anonymat avant de commencer la collecte des réponses.
• Utilisez des jetons pour personnaliser les relances et garder un suivi précis des participants.
• Réfléchissez bien à vos besoins : les jetons sont puissants pour la gestion professionnelle, mais assurez-vous que votre configuration correspond à vos objectifs de suivi et d’anonymat.

Besoin d’aide ?

Pour toute difficulté, contactez l’équipe LimeSurvey via : Cellule.Web@ulb.be