Gérer les tokens(codes d'invitations) dans LimeSurvey et éviter l’écran « Code d’accès ».

Objectif

• Comprendre pourquoi l’écran « Code d’accès » apparaît dans votre enquête.
• Éviter que cet écran s’affiche à vos répondants lors du test ou des envois.
• Maîtriser l’envoi d’invitations personnalisées avec tokens.

1. Pourquoi cet écran apparaît-il ?

L’écran « Code d’accès » s’affiche dans deux situations :

1. Table de participants + génération de tokens : dès que vous importez des participants et cliquez sur « Générer des codes », l’enquête passe en mode fermé. Un token devient alors obligatoire pour accéder au questionnaire.
2. Lien générique vs lien personnalisé : si vous utilisez un lien générique (sans token), LimeSurvey affiche l’écran demandant le code. Si le lien contient déjà le token, le questionnaire s’ouvre directement.

Remarque : Lien générique : …/index.php/123456 (pas de token) vs Lien personnalisé : …/index.php/123456?token=ABCD1234 (token inclus).

2. Inviter vos répondants sans blocage

Pour qu’aucun répondant ne voie l’écran « Code d’accès », suivez cette procédure :

1. Importez vos adresses : chargez vos contacts au format CSV, XLSX ou ajoutez-les manuellement depuis l’onglet Participants.
2. Générez les codes : depuis l’onglet Participants, cliquez sur « Générer des codes ».
3. Rédigez l’invitation : assurez-vous que le message contient la balise {SURVEYURL}. LimeSurvey y placera automatiquement le lien avec le token de chaque participant.
4. Envoyez un test : à vous-même d’abord pour vérifier que le lien fonctionne et que le token est bien inclus.
5. Envoyez les invitations : puis, plus tard, relancez uniquement les non-répondants.

Résultat : Chaque répondant clique sur son lien unique ; l’écran « Code d’accès » ne s’affiche jamais pour lui.

3. Prévisualiser sans voir l’écran « Token »

Deux approches selon le stade du questionnaire :

Avant activation

Cliquez simplement sur « Prévisualiser le questionnaire ». LimeSurvey ajoute &newtest=Y en interne, et l’écran du code d’accès disparaît automatiquement.

Après activation

Deux options vous permettent de tester sans voir le blocage :

1. Dans la table des participants, ouvrez le menu “…” d’un contact, puis cliquez sur « Lancer l’enquête avec ce token ». Vous testez exactement ce que verra un répondant.
2. Copiez l’URL de la colonne « Lien » et ouvrez-la dans une fenêtre privée : parcours complet sans code.

4. Tester sans tokens si nécessaire

Si vous devez temporairement désactiver le filtre de tokens :

Option 1 : créer un participant fictif

Créez un participant test, copiez son lien ?token=… et ouvrez-le dans une fenêtre privée. Parcours complet garanti sans code à saisir.

Option 2 : désactiver le filtre temporairement

Allez dans « Configuration > Publication & accès > Autoriser uniquement les utilisateurs munis d’un token » et basculez sur « Non ». L’enquête devient publique le temps de vos vérifications. Remettez « Oui » avant l’envoi officiel pour conserver le suivi individuel.

Option 3 : supprimer la table des participants

Effacez temporairement la liste des participants. Sans participants, le questionnaire redevient 100 % public. Vous pourrez réimporter la liste plus tard.

5. Bonnes pratiques de suivi

• Utilisez toujours {SURVEYURL} dans vos messages d’invitation pour vos envois.
• Faites un test d’invitation avant tout envoi massif : vérifiez que le lien inclut bien le token.
• Ne copiez jamais l’URL générique du navigateur dans vos emails ou messages.
• Conservez les tokens si vous devez relancer les non-répondants, limiter à une réponse par personne ou associer les réponses aux participants.

Besoin d’aide ?

Pour toute difficulté, contactez l’équipe LimeSurvey via : Cellule.Web@ulb.be